Accordo sul trattamento dei dati personali

Versione 1.1 — 8 settembre 2026

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Di questo documento esiste una traduzione inglese di cortesia. In caso di divergenza fra le due versioni prevale il testo italiano.

Questo accordo integra i Termini di servizio di Helps e disciplina il trattamento dei dati personali che effettuiamo per conto del Cliente, ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

Si applica ogni volta che il Cliente, utilizzando Helps, ci affida dati personali di terzi — tipicamente le persone con cui parla durante le videochiamate.

1. Le parti

Titolare del trattamento: il Cliente, cioè l'azienda o il professionista che utilizza Helps.

Responsabile del trattamento: Giuseppe Cristiano Assennato, Contrada Canicassè, 93100 Caltanissetta (CL), Italia — di seguito «Helps».

Il Cliente decide quali chiamate trascrivere, quali informazioni inserire e per quali finalità. Helps esegue.

2. Oggetto e durata

Oggetto: la fornitura del servizio Helps, come descritto nei Termini di servizio.

Durata: l'accordo dura quanto il rapporto contrattuale fra le parti, e resta efficace fino alla cancellazione o restituzione dei dati.

Natura e finalità del trattamento: trascrizione dell'audio delle videochiamate, generazione automatica di suggerimenti a partire dal materiale fornito dal Cliente, conservazione delle trascrizioni e delle note per permetterne la consultazione.

3. Che dati sono coinvolti

Categorie di interessati

• I dipendenti o collaboratori del Cliente che utilizzano Helps;
• i partecipanti alle videochiamate su cui il Cliente attiva Helps, tipicamente clienti e potenziali clienti del Cliente stesso.

Tipi di dati

• Dati identificativi e di contatto degli utenti (indirizzo email);
• il contenuto delle conversazioni trascritte, che può includere qualsiasi informazione emerga nella chiamata;
• note e informazioni commerciali inserite dal Cliente sui propri clienti;
• dati d'uso del servizio.

Categorie particolari di dati

Helps non è progettato per trattare dati appartenenti alle categorie particolari previste dall'articolo 9 del GDPR — salute, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza sindacale, dati biometrici, vita e orientamento sessuale.

Tuttavia, poiché la trascrizione riproduce il contenuto di una conversazione, il Cliente riconosce che tali dati potrebbero emergervi. È responsabilità del Cliente non attivare Helps su chiamate in cui è prevedibile che vengano trattati dati di questo tipo, o predisporre le tutele richieste dalla legge.

4. I nostri obblighi

Helps si impegna a:

Trattare solo su istruzione. Trattiamo i dati personali soltanto per fornire il servizio e secondo le istruzioni documentate del Cliente. I Termini di servizio e la configurazione scelta dal Cliente costituiscono tali istruzioni. Se riteniamo che un'istruzione violi la legge, lo comunichiamo.

Garantire la riservatezza. Chiunque abbia accesso ai dati è vincolato alla riservatezza. Oggi l'accesso amministrativo è riservato al fondatore.

Adottare misure di sicurezza adeguate, descritte all'articolo 7.

Assistere il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati che esercitano i propri diritti, e negli adempimenti relativi a sicurezza, notifica delle violazioni e valutazioni d'impatto.

Segnalare le violazioni senza ingiustificato ritardo dal momento in cui ne veniamo a conoscenza, fornendo le informazioni disponibili.

Cancellare o restituire i dati al termine del rapporto, secondo la scelta del Cliente, salvo quanto la legge ci imponga di conservare.

Rendere disponibili le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

5. Gli obblighi del Cliente

Il Cliente:

• si assicura di avere una base giuridica per il trattamento che ci affida;
• informa i partecipanti alle chiamate che viene utilizzato uno strumento di trascrizione, e raccoglie il consenso dove richiesto;
• informa i propri dipendenti e collaboratori che utilizzano Helps delle modalità d'uso dello strumento e dei controlli che ne derivano, dove la legge del luogo in cui lavorano lo richiede: per i datori di lavoro italiani è l'articolo 4, comma 3, della legge 300/1970, e il suo rispetto è condizione di liceità del trattamento ai sensi dell'articolo 114 del Codice in materia di protezione dei dati personali. L'articolo 7 di questo accordo descrive che cosa il responsabile di una squadra vede e che cosa non vede, ed è l'informazione da cui partire per adempiere;
• non inserisce nel servizio dati personali che non è autorizzato a trattare;
• valuta se il proprio uso di Helps richieda una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati;
• risponde delle istruzioni che ci impartisce.

Sulla separazione fra i membri di una squadra — che cosa il responsabile di una squadra non vede e che cosa vede — si veda l'articolo 7. È una misura organizzativa su cui il Cliente può fare affidamento nel valutare i propri obblighi verso chi lavora per lui.

6. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza Helps a servirsi dei sub-responsabili elencati qui sotto, necessari al funzionamento del servizio.

Su AssemblyAI è attiva l'esclusione dall'uso dei dati per l'addestramento dei modelli, e la conservazione di audio e trascrizioni è limitata a 24 ore. Anthropic non utilizza i dati dei clienti commerciali per addestrare i propri modelli e li conserva fino a 30 giorni.

Se intendiamo aggiungere o sostituire un sub-responsabile lo comunichiamo al Cliente con almeno 30 giorni di preavviso. Il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, recedere dal contratto.

Restiamo responsabili dell'operato dei sub-responsabili.

7. Misure di sicurezza

Ai sensi dell'articolo 32 del GDPR, adottiamo le seguenti misure:

Cifratura. I dati viaggiano su canali cifrati. Le password degli utenti sono conservate solo in forma cifrata.

Controllo degli accessi. Il database applica controlli a livello di riga che limitano ogni account ai propri dati. L'accesso amministrativo è riservato al fondatore, con autenticazione a due fattori sui servizi che la supportano.

Minimizzazione. Non conserviamo l'audio nei nostri sistemi: transita verso il servizio di trascrizione, che lo conserva per un massimo di 24 ore. Nei nostri sistemi resta solo il testo.

Gestione delle credenziali. Le chiavi di accesso ai servizi di terze parti sono conservate in un archivio di segreti e ruotate periodicamente.

Localizzazione. Il database è ospitato nell'Unione europea, nella regione di Francoforte.

Separazione fra i membri di una squadra. Il responsabile di una squadra non ha accesso alle trascrizioni delle chiamate dei singoli membri, ai loro consumi — ore, giri, sessioni — né a valutazioni, punteggi, statistiche per persona o confronti fra utenti: Helps non produce nulla di tutto questo. La separazione è imposta dai controlli di accesso a livello di riga del database, e non è una configurazione che il Cliente o il responsabile possano cambiare.

Quello che il responsabile vede è ciò che un membro sceglie di condividere. Chi condivide una coppia obiezione/risposta nella Bacheca la rende visibile a tutta la squadra, responsabile incluso, con il proprio nome, la data e la provenienza — cioè se la risposta viene da una trattativa. Quel testo può contenere la frase di un interlocutore, e non è soggetto ai termini di conservazione delle trascrizioni indicati nell'informativa privacy. La differenza fra le due metà è chi decide: le trascrizioni, i consumi e le valutazioni sono ciò che il servizio raccoglie da sé; una condivisione è un gesto del membro.

Anche la scelta del periodo di conservazione delle trascrizioni è per singolo account: il responsabile di una squadra non può imporla ai membri.

8. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I trasferimenti verso i sub-responsabili statunitensi avvengono sulla base delle garanzie indicate nella tabella dell'articolo 6:

AssemblyAI e Stripe aderiscono al Data Privacy Framework UE-USA, il quadro di adeguatezza adottato dalla Commissione europea nel luglio 2023. Verso i soggetti certificati non sono richieste garanzie ulteriori.

Anthropic non aderisce al Data Privacy Framework e basa i trasferimenti su clausole contrattuali standard ai sensi dell'articolo 46 del GDPR, incorporate nel proprio accordo sul trattamento dei dati.

9. Verifiche

Il Cliente può chiederci le informazioni necessarie a verificare il rispetto di questo accordo.

Verifiche più approfondite vanno concordate in anticipo, svolte in orario lavorativo e senza interferire con il servizio. Il Cliente ne sostiene i costi, salvo che la verifica riveli una violazione da parte nostra.

10. Cosa succede alla fine

Al termine del rapporto, su richiesta del Cliente, cancelliamo o restituiamo i dati personali trattati per suo conto.

Il Cliente può in ogni momento esportare autonomamente i propri dati dall'applicazione, in formato leggibile.

Conserviamo solo ciò che la legge ci impone di conservare.

11. Responsabilità e legge applicabile

Si applicano le limitazioni di responsabilità previste dai Termini di servizio, nei limiti consentiti dalla legge.

L'accordo è regolato dalla legge italiana.

12. Modifiche a questo accordo

Possiamo modificare questo accordo. Te lo comunichiamo con almeno 30 giorni di preavviso, con lo stesso meccanismo che l'articolo 6 prevede per i sub-responsabili: entro quel termine puoi opporti per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, recedere dal contratto.

La versione 1.1 di questo accordo è comunicata con quel preavviso, ed entra in vigore alla sua scadenza.

13. Contatti

privacy@usehelps.com